Plus Two Business Studies Notes Chapter 1 Nature and Significance of Management

Definition

According to Mary Parker Follet “Management is the art of getting things done through other people”.

മേരി പാർക്കർ ഫൊള്ളറ്റ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്, “മറ്റുള്ളവരിലൂടെ കാര്യം നടത്തിക്കുന്ന കലയാണ് മാനേജ്മെന്റ് “

According to Peter F. Drucker “Whatever a manager does, he does through decision making”. പീറ്റർ എഫ്. (ഡക്കർ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്, “ഒരു മാനേജർ ചെയ്യുന്നത് എന്തെല്ലാമാണോ അതെല്ലാം അയാൾ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നതിലൂടെയാണ് ചെയ്യുന്നത് “

Characteristic of Management 

(മാനേജ്മെന്റിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

1. Management is a goal oriented process
   ( മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ലക്ഷ്യത്തെ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള പ്രകിയയാണ്.)
   
   
2. Management is all pervasive
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരുസർവവ്യാപിയാണ്.
   
   
3. Management is multidimensional
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്ന പ്രക്രിയാ മൾട്ടിഡയമെൻഷണൽ ആണ്.
   
   
4. Management is a continuous process
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു തുടർച്ചയായ പ്രകിയയാണ്.)
   
   
5. Management is a group activity
   ( മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു കൂട്ടായ പ്രവർത്തനമാണ് )
   
   
6. Management is a dynamic function
   ( മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ ചലനാത്മകമാണ്.)
   
   
7. Management is an intangible force
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു അദ്യശ്യ ശക്തിയാണ്.)

Need and Importance of Management
(മാനേജ്മെന്റിന്റെ ആവശ്യകതയും പ്രാധാന്യവും)

1. Optimum utilisation of scarce resources

(ദുർലഭമായ വിഭവങ്ങൾ പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്തൽ)

Resources like men, material, machine, money etc. are scarce. If not utilised logically and effectively, profitability will be affected.

മനുഷ്യവിഭവം, സാധനസാമഗ്രികൾ, യന്ത്രങ്ങൾ, പണം, മുതലായ വിഭവങ്ങൾ വളരെ പരി മിതമാണ്. അവ യുക്തിപരമായും പ്രായോഗികമായും ഉപയോഗിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ അത് ബിസി നസ്സിന്റെ ലാഭസാധ്യതയെ ബാധിക്കുന്നു.

2. Accomplishment of group goals

(ഗൂപ്പ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കൽ)

A business unit is a system which consists of several persons working for the accomplishment of the organisational goal. Each one has different ways of thinking, views and attitudes. Here the organisational objective should be given upper hand to individual objective.

ഒരു ബിസ്സിനസ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യപ്രാപ്തിക്കായി ആ ബിസിനസ്സിൽ തന്നെ ഒരു സംഘം ആളുകൾ ഒത്തു പ്രവർത്തിക്കുന്നു. അവർ പല വിധത്തിൽ ചിന്തിക്കുന്നവരാണ്. അവർക്ക് വ്യ ത്യസ്തമായ വീക്ഷണഗതികളും മനോഭാവങ്ങളുമുണ്ട്. ഇവിടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളെ വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കുപരിയായി കാണുന്നു.

3. Minimisation of cost

(ചെലവ് കുറയ്ക്കൽ)

Minimisation of cost is an another important need of management. Minimisation of cost through reducing the cost of production and increases efficiency of business.

ചെലവ് കുറയ്ക്കുക എന്നത് മാനേജ്മെന്റിന്റെ മറ്റൊരു പ്രധാനപ്പെട്ട ആവശ്യകതയാണ്.ബിസിനസ്സിന്റെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിച്ചു കൊണ്ടും ഉല്പാദന ചെലവ് കുറച്ചുകൊണ്ടും നമുക്ക് ബിസിനസ്സിന്റെ മൊത്ത ചെലവ് കുറയ്ക്കാൻ സാധിക്കും,

4. Management helps in the development of the society

(സമൂഹത്തിന്റെ വികസനത്തിന് സഹായിക്കുന്നു.)

Management has some social responsibilities towards society. It fulfills several objective like providing employment, providing good quality products at reasonable price etc. 

മാനേജ്മെന്റിന് സമൂഹത്തിനോട് ചില ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളുണ്ട്. തൊഴിലവസരങ്ങൾ നൽകുക, ഗുണമേന്മയുള്ള ഉല്പന്നങ്ങൾ ന്യായമായ വിലയ്ക്ക് നൽകുക തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ് മാനേജ്മെന്റ് സമൂഹത്തിന് വേണ്ടി ചെയ്യുന്നത്.

5. Brings stability in business 

(ബിസിനസ്സിൽ സുസ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കൽ)

Business is a dynamic activity. It must adapt itself to the changing or fluctuating environment. Every business faces somany changes like government policy, consumers taste, competitors policy etc. So the management stabilises fluctuations of the business.

ബിസിനസ്സ് ഒരു ചലനാത്മകമായ പ്രക്രിയാണ്, അത് മാറ്റങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കണം. ഓരോ ബിസിനസ്സും ഒരുപാട് മാറ്റങ്ങൾ അഭിമുഖീകരിക്കുന്നുണ്ട്. സർക്കാർ നയങ്ങളിൽ വരുന്ന മാറ്റം, ഉപഭോക്താക്കളുടെ ഇഷ്ടാനിഷ്ടങ്ങളിൽ വരുന്ന മാറ്റം, എതിരാളികളുടെ നയങ്ങളിൽ വരുന്ന മാറ്റം തുടങ്ങിയവ ബിസിനസ്സിനെ ബാധിക്കുന്നു. അതുകൊണ്ട് തന്നെ ബിസിനസ്സിലെ താഴ്ചകളെയും ഉയർച്ചകളെയും യഥാവിധി നേരിട്ട് ബിസിനസ്സിന് സുസ്ഥിരത യുണ്ടാക്കുന്നത് മാനേജ്മെന്റാണ്.

Objective of Management

(മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ)

Objectives of management can be classified into organisational objectives, social objective and personal objective.

മാനേജ്മെന്റിന് മൂന്ന് തരത്തിലുള്ള ലക്ഷ്യങ്ങളാണ് ഉള്ളത് സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, സാമൂഹ്യ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ.

1. Organisational objectives 

(സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

The main objectives of any organisation should be to utilise human and material resources to the maximum possible advantage, i.e., to fulfill the economic objectives of a business.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന് ലഭ്യമാകുന്ന വിഭവങ്ങൾ പരമാവധി ഉപയോഗപ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യം അഥവാ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യം.

2. Social objectives 

(സാമുഹ്യ ലക്ഷ്യങ്ങൾ )

It involves the creation of benefit for society. As a part of society, every organisation whether it is business or non-business, has a social obligation to fulfill.

ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ നിലനിൽപ്പ് ആ സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമൂഹ്യ പരിസ്ഥിതിയുമായി ബ ന്ധപ്പെട്ടു നിൽക്കുന്നു. അതുകൊണ്ട് എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും സാമൂഹ്യ പ്രതിബദ്ധതയു ണ്ടെന്ന് പറയാം.

3. Personal objectives 

(വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ )

To fulfill the personal needs and wants of the individuals or persons in the organisation. The management point out the individual needs and satisfaction.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുക എന്നതാണ് വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്നതുകൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യങ്ങളും സംത്യപ്തിയും ലക്ഷ്യം വച്ചുള്ളവയാണ് വ്യകതിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ,

Nature of Management

(മാനേജ്മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം)

The nature of management is studied in terms of its dynamic function.

മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് കൂടുതൽ പ്രായോന്മുഖമാണ്. അതിന്റെ സ്വഭാവത്തിൽ മികച്ച് നിൽ ക്കുന്നത് വൈദഗ്ധ്യമാണ്.

Management as an art 

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു കലയെന്ന നിലയിൽ)

Art is the skillful and personal application of existing knowledge to achieve desired results. Management is an art be cause it involves the application of the general principles for achieving the goals of the organisation.

ഒരു നിശ്ചിത ലക്ഷ്യം നേടാൻ, ആർജിതജ്ഞാനത്തെ വിദഗ്ദമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനെയാണ്കല എന്നു പറയുന്നത്. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിനായി ഒരു മാനേജർ തന്റെദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ അറിവും വൈദഗ്ധ്യവും ഉപയോഗിച്ചുവരുന്നതിനാൽ മാനേജ് മെന്റ് തീർച്ചയായും ഒരു കലയാണ്.

Management as a science 

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു ശാസ്ത്രമെന്ന നിലയിൽ)

Science refers to a systematised body of knowledge acquired by mankind through observation and experimentation and which is capable of verification. Management is an inexact science. Peter F. Drucker rightly opines,”management can nev er be an exact science”.

മാനവരാശി നിരീക്ഷണ-പരീക്ഷണങ്ങളിൽ ക്കുടി ആർജിക്കുന്ന, ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ ഒരു വി നാനശേഖരത്തെയാണ് ശാസ്ത്രം എന്നു പറയുന്നത്. മാനേജ്മെന്റ് കൃത്യതയില്ലാത്ത ഒരു ശാസ്ത്രമാണ്. മാനേജ്മെന്റിന് ഒരിക്കലും ക്യത്യതയാർന്നൊരു ശാസ്ത്രമാകാനാവില്ലെന്ന് പീറ്റർ എഫ് ഡക്കർ പറയുന്നു.

Management as a profession

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു പ്രാഫഷൻ എന്ന നിലയിൽ)

All professions are based on a well-defined body of knowledge that can be acquired through instructions

പ്രത്യേക പരിജ്ഞാനവും പരിശീലനവും ആ വശ്യമുള്ള തൊഴിലാണ് പ്രാഫഷൻ. മാനേജ്മെന്റ് പ്രവൃത്തിക്കും പ്രത്യേക പരിജ്ഞാനവും പരിശീലനവും അത്യാവശ്യമാണ്.

Levels of Management

(മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങൾ)

Levels of management refers to the arrangement of managerial positions in an organisation. 

വിവിധ മാനേജീരിയൽ പദവികളെ വേർതിരിക്കുന്ന രേഖയെ മാനേജ്മെന്റ് തലം എന്നു പറയുന്നു. ഒരോ സ്ഥാപനത്തിലെയും മാനേജർ സ്ഥാനങ്ങളിലിരിക്കുന്നവരുടെ സംവിധാനമാണിത്.

Differences Between Administration and Management

Administration	Management
Formulation of plans and policies	Refers getting things through others
Thinking function	Doing function
Denotes higher level of management	Is emphatic at lower levels
It is a determinative function	It is an executory function
Related with government offices and non­business organisations	Widely used in business organisation in private sector

Functions of Management

(മാനേജ്മെന്റിന്റെ ധർമ്മങ്ങൾ)

The activities or elements which a manager performs are called functions of management. There are five important functions of management.

ഒരു മാനേജർ നടത്തുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളാണ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ ധർമ്മം എന്ന പേരിൽ അറിയ പ്പെടുന്നത്. മാനേജ്മെന്റിന് പ്രധാനമായും 5 ധർമ്മങ്ങളാണ് ഉള്ളത്.

1. Planning 

ആസൂത്രണം)

Planning is the function of determining in advance what is to be done when is to be done and who is to do it.

എന്ത് ചെയ്യണം, എങ്ങനെ ചെയ്യണം, എപ്പോൾ ചെയ്യണം ആര് ചെയ്യണം എന്നതിനെപ്പറ്റി മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് ആസൂത്രണം.

2. Organising 

(സംഘാടനം)

Organising function refers to identification and grouping of activities to be undertaken and assigning them to different departments.

ഏറ്റെടുക്കേണ്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾ കണ്ടെത്തി അവയെ വേർതിരിച്ച് ഗ്രൂപ്പുകളാക്കുകയും, അവയെ വിവിധ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളുടെ ചുമതലയിൽ വിട്ടുകൊടുക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ജോലിക്കാണ് സംഘാടനം എന്നു പറയുന്നത്,

3. Staffing 

(ഉദ്യോഗവൽക്കരണം)

It refers to the action initiated to procure suitable personnel to fill various job in the enterprise. It is concerned with the human resources. Its aim is to place the right person for the right job at the right time.

സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ ജോലികൾ നിർവ്വഹിക്കുന്നതിന് അനുയോജ്യരായ ആളുകളെ സംഘ ടിപ്പിക്കാൻ സ്വീകരിക്കുന്ന നടപടിയാണ് ഉദ്യോഗവൽക്കരണം, മാനുഷിക വിഭവങ്ങളുമായി ബ ന്ധപ്പെട്ടതാണ് അത്. തക്കതായ ജോലിക്ക് തക്കതായ ആളെ തക്ക സമയത്ത് നിയോഗിക്കുകയാ ണ് അതിന്റെ ലക്ഷ്യം.

4. Directing 

(കാര്യനിർവ്വഹണം)

Direction is the part of managerial process which actuates the members of the organisation to work efficiently and effectively for the attainment of objective. It is called management in action.

സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിന് ഫല പ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രയത്നിക്കുന്നതിന് സ്ഥാപനത്തിലെ അംഗങ്ങളെ പ്രചോദിപ്പിക്കുന്ന മാനേജീരിയൽ പ്രകിയയാണ് കാര്യനിർവ്വഹണം.

5. Controlling 

(നിയന്ത്രണം)

Conrolling is a process to ensure that the activities of personnel and use of resources are in conformity with the plans.

ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തികളും വിഭവങ്ങളുടെ ഉപയോഗവും ആസൂത്രണ വ്യവസ്ഥയനുസരിച്ചു തന്നെയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തലാണ് നിയന്തിക്കൽ.

Co-oridination 

(ഏകാപനം)

Co-ordination as a function of Management refers to the process of integrating the activities of different units of an organisation to achieve the organisational goals. സംഘടനയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിന്, സംഘടനയുടെ വിവിധ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ സംയോജിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് എകോപനം.

Characteristics Of Co-ordination 

(ഏകോപനത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

1. Co-ordination integrates group efforts
   (ഗ്രൂപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുക)
   
   
2. Co-ordination ensures unity of action
   വ്യക്തിഗത പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിപ്പിക്കു ന്നു
   
   
3. Co-ordination is a continuous process
   (ഏകോപനം ഒരു തുടർ പ്രക്രിയയാണ്)
   
   
4. Co-ordination is an all pervasive function
   (ഏകാപനം സാർവത്രികമാണ്)
   
   
5. Co-ordination is the responsibility of all managers
   (ഏകോപനം എല്ലാ മാനേജർമാരുടെയും ഉത്തരവാദിത്വമാണ്
   
   
6. Co-ordination is a deliberate function
   (ബോധപൂർവ്വം നടത്തുന്ന പ്രക്രിയ)

Importance Of Co-ordination 
(ഏകോപനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം

1. Growth in size of the organisation

(സ്ഥാപനത്തിന്റെ വലിപ്പം)

As organisations grown in size, the number of people employed by the organisation also increases. For organisational efficiency, it is important to harmonise individual goals and organisational goa Is through co-ordination.

സ്ഥാപനത്തിന്റെ വലിപ്പം കൂടുന്നതിനനുസരിച്ച് ജോലിക്കാരുടെ എണ്ണവും വർദ്ധിക്കുന്നു. ധാരാളം ആളുകൾ ജോലിചെയ്യുന്ന വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ വിവിധങ്ങളായ ജോലികൾ സംയോജിതമായ രീതിയിൽ നിർവ്വഹിക്കണമെങ്കിൽ വ്യക്തികൾക്കും ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾക്കുമിടയിൽ ഏകോപനമുണ്ടായിരിക്കണം.

2. Functional differentiation

(ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളുടെ ഏകീകരണം)

Functions of an organisation are divided into departments, divisions and sections. All these departments may have their own objectives, policies,and their own style of working. The process of linking the activities of various departments is accomplished by coordination.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളായും വിഭാഗങ്ങളായും തരം തിരിക്കുന്നു. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിനും അവരുടേതായ നയങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉണ്ടാകും ഇവയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുന്നതിലാടെ മാതമേ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കാൻ സാധിക്കുകയുള്ളു.

3. Specialisation 

(വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം)

Specialisation is inevitable because of the complexities of modern technology and diversity of task to be performed. So there requires some mechanism to coordinate the efforts of various specialists in an organisation.

ആധുനിക ബിസ്സിനസ്സിൽ വളരെയധികം വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം വന്നു ചേർന്നിട്ടുണ്ട്. അതിനാൽ ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ സ്പെഷലിസ്റ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകാപിപ്പിക്കാൻ ഒരു സംവിധാനം ആവശ്യമാണ്.

Answer the Questions in a note book and submit it to your teacher when school is open

1.  1. Explain the steps in management process. 
   
   മാനേജ്മെന്റ് പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുക.
   
   
2.  Manu worked 6 days in  a 5 acre cardamom plantation. Gopi worked only 5 days in nearby plantation. Both completed the work. Who is effective and who is efficient?  Also give difference. 
   
   5 ഏക്കർ ഏലയ്ക്ക തോട്ടത്തിൽ മനു 6 ദിവസം ജോലി ചെയ്തു. അടുത്തുള്ള തോട്ടത്തിൽ 5 ദിവസം മാത്രമാണ് ഗോപി ജോലി ചെയ്തിരുന്നത്. ഇരുവരും പണി പൂർത്തിയാക്കി. ആരാണ് ഫലപ്രദവും ആരാണ് കാര്യക്ഷമവും? വ്യത്യാസവും നൽകുക.
   
   
3.  Define management. 
   മാനേജ്മെന്റ് നിർവചിക്കുക.
   
   
4. Explain the characteristics of management
   മാനേജ്മെന്റിന്റെ സവിശേഷതകൾ വിശദീകരിക്കുക.
   
   
5. Explain the three dimensions of management. 
   മാനേജ്മെന്റിന്റെ മൂന്ന് മാനങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുക.
   
   
6. Suppose you are the leader of your Class. Prepare a list of management activities to be done while you plan for school Tour. 
   നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ക്ലാസിന്റെ നേതാവാണെന്ന് കരുതുക. നിങ്ങൾ സ്കൂൾ ടൂറിനായി ആസൂത്രണം ചെയ്യുമ്പോൾ ചെയ്യേണ്ട മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു പട്ടിക തയ്യാറാക്കുക.
   
   
7. Why management is called Pervasive?
   മാനേജ്മെന്റിനെ വ്യാപകമെന്ന് വിളിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?